Абонементы в детском центре: заморозка, сгорание, семейные — как не терять деньги и доверие родителей
Как устроить абонементы в детском и коррекционном центре, чтобы остаток занятий считался честно, а споры с родителями не отнимали время: правила списания, заморозка, срок действия, семейный абонемент.
Абонемент — самая частая причина споров между центром и родителями. Почти всегда спор не о деньгах, а о том, что правила не были записаны или применялись по-разному. Что стоит решить заранее.
1. Что именно продаёте
Абонемент задаёт три вещи: количество занятий (или безлимит на срок), срок действия и цену. Для коррекционных центров обычно есть несколько продуктов: пакет индивидуальных занятий, групповые занятия на месяц, диагностика. Лучше завести отдельные абонементы под каждый формат, чем один «универсальный».
2. Правила списания
Запишите для каждого статуса посещения, списывается ли занятие:
| Что случилось | Типичное правило |
|---|---|
| Пришёл | Списывается |
| Опоздал | Списывается |
| Пропустил, предупредил заранее | Не списывается, перенос или компенсация |
| Пропустил без предупреждения | Списывается |
| Отменил центр | Не списывается |
Правила у каждого центра свои — важно, чтобы они были записаны в системе и применялись автоматически, а не по настроению администратора.
3. Заморозка
Ребёнок заболел надолго или семья уехала. Без заморозки есть два плохих варианта: абонемент «сгорает» по сроку, и родитель обижен, или срок бесконечно продляют вручную, и вы теряете контроль. Хорошее правило: заморозка с датами начала и окончания и автоматическим продлением срока на время заморозки.
4. Срок и сгорание
Занятия, которые не использованы к концу срока, обычно сгорают — но не мгновенно. Родителю нужно предупреждение и пара дней, чтобы успеть записаться. Если списание и сгорание не согласованы, возникает неприятная ситуация: занятие «сгорело», а потом оказалось, что ребёнок ходил в последний день.
5. Семейный абонемент
Два ребёнка из одной семьи, платит один родитель. Если оформлять отдельные абонементы, деньги приходится делить искусственно. Семейный абонемент: один плательщик, общий остаток, занятия списываются у каждого ребёнка в зачёт общего абонемента. Важные детали: кто владелец и что происходит, если одного ребёнка заморозили.
6. Деньги и учёт
Три вопроса, на которые CRM должна отвечать без калькулятора:
- Сколько родитель оплатил и что ему должны вернуть?
- Сколько выручки «заработано» занятиями, а сколько — пока предоплата?
- Что было с деньгами в закрытом месяце: можно ли что-то менять задним числом?
Как это делаем мы
В MyProgressa абонементы, заморозка, семейные абонементы, закрытие кассового периода и счета уже работают в закрытом пилоте. Правила списания каждый центр задаёт сам; остаток занятий считается из абонементов, а не хранится отдельным числом.